Las aplicaciones estándar (OTS) son la solución predeterminada para la automatización de negocios, incluso cuando claramente no son tan eficientes o enfocada s como podría ser una aplicación personalizada. ¿Cuántas empresas pequeñas y medianas (PyMEs) comienzan con componentes del paquete de Microsoft Office para administrar partes de sus necesidades operativas? ¿Cuántos se gradúan de las aplicaciones SaaS (Software as a Service) como Salesforce y Zoho Office? ¿Cuántos siguen utilizando estas soluciones mucho después de que ya no “encajan” sus necesidades? ¿Cuáles son los riesgos involucrados?

Comienza con una simple necesidad …

Todos lo hemos hecho. Tenemos que reunir los costos o artículos para una venta – por lo que lo más común es utilizar Excel. Necesitamos compartir el trabajo con otros, así que modificamos la hoja de cálculo que usamos para la venta y damos más detalles a nuestro equipo para que puedan empezar a trabajar. Posteriormente, pedimos una actualización sobre el progreso y la hoja de cálculo vuelve con algunas columnas adicionales dando horas, el estado y los problemas relacionados con cada elemento en la lista. Eventualmente, esa cadena de hojas de cálculo casuales se formaliza en un proceso que está unido con un montón de números de versión de cliente, trabajo y hoja. Por un tiempo funciona. Añadimos y modificamos plantillas de hoja de cálculo hasta que las versiones se dividen en muchos tipos para situaciones diferentes. Cuando nos despertamos y nos damos cuenta de que estamos perdiendo mucho tiempo gestionando nuestros servicios al cliente con una serie de hojas de cálculo que tienen que ser integrados manualmente para obtener informes consolidados – nos enfrentamos con el problema de cómo podemos cambiar el proceso que tenemos utilizando y adaptado durante un período de tiempo prolongado a una aplicación estándar y probada en el mercado.

Nos graduamos en soluciones “impulsadas por el mercado”

Aplicación personalizadaPero superar ese primer obstáculo, desde una mezcla de procesos manuales y aplicaciones con adaptaciones ad hoc al uso de aplicaciones estándar de la industria, no es el final de nuestros problemas. Las aplicaciones OTS que tratan de abordar mercados amplios tienen muchos compromisos para navegar. Aunque un paso del proceso puede ser crítico para un cierto grupo de usuarios, puede ser difícil tratarlo de una manera que no confunda a la mayoría. En el lado del comprador, seleccionar la aplicación correcta es un acto de equilibrio entre abordar lo suficiente, pero rara vez todas, nuestras necesidades o tratar de adaptarnos a las grandes soluciones que hacemos todo lo que nos dan una abrumadora cantidad de opciones y decisiones en cada momento.

En otros casos, para abordar una cuestión importante, podríamos optar por agregar otra aplicación a nuestro proceso con un enfoque más directo a nuestra necesidad específica, pero cuando lo hacemos, a menudo nos enfrentamos a problemas de integración de datos. Si los datos de un grupo de aplicaciones que usamos no están directamente integrados, debemos encontrar maneras de consolidar y racionalizar la información en informes para que tengan sentido. Y cuando no podemos agregar otra aplicación para satisfacer nuestras necesidades, nos encontramos utilizando una combinación de soluciones (más hojas de cálculo, notas manuscritas y correos electrónicos) para llenar los vacíos en las aplicaciones “estándar” de las que dependemos. Si no tenemos cuidado, podemos terminar de regreso donde empezamos, pero con más confusión, gastos generales de proceso y costos.

No siempre termina de esta manera. Una solución estandarizada puede encajar bien para la mayoría de las necesidades contables y de recursos humanos. Las empresas que manejan el inventario y el envío pueden encontrar varias alternativas para la gestión de inventarios específicos de sus industrias. Muchas veces los procesos incorporados en los sistemas estándar pueden traer beneficios de una amplia gama de experiencia en la industria y respuesta a la regulación. Puede haber grandes ventajas al alejarse de un grupo de soluciones ad hoc propias a un sistema ampliamente probado y aceptado, y otro podría simplemente ser que viene con un grupo de usuarios probados que pueden ser aprovechados para la contratación cuando sea necesario.

Entonces – ¿Cómo lo sabemos? ¿Cuándo es el momento de considerar una aplicación personalizada?

Todo software es una inversión en algún nivel. Seleccionar una solución SaaS ampliamente utilizada es una inversión en un conjunto específico de características y soluciones para las necesidades del negocio. Puede ser reconocido como un gasto para fines contables, pero su negocio todavía tiene que invertir en la adaptación de sus procesos y procedimientos para que coincida con los supuestos que encarna. Una vez que haya implementado la aplicación, los usuarios entrenados y los procesos internos “encajan” en el nuevo sistema, se inicia un proceso continuo de refinación de procesos y mantenimiento de los estándares. Si la solicitud se dirige a muchas situaciones más allá de sus necesidades, puede estar pagando más de lo que puede justificar por el valor que recibe. A medida que su aplicación de mercado evoluciona con el tiempo, puede o no seguir satisfaciendo sus necesidades.

Nos gustaría ayudar

Aquí es donde decimos: “Sí, queremos ofrecer nuestra ayuda”. Scio proporciona servicios de ingeniería de extremo a extremo en una asociación de colaboración para asegurar que tu equipo sea una parte integral de las soluciones que necesitas. Podemos ofrecer una amplia gama de habilidades para formar un equipo que puede depender – y trabajar directamente. Y cuando necesitas algo más – somos flexibles.

Desde ayudar a evaluar tus necesidades hasta desarrollar, implementar y mantener soluciones, ofrecemos la mayor o menor ayuda que necesites. Nuestros equipos pueden trabajar virtualmente o en su sitio – la mayoría de las compañías necesitan algún tipo de combinación de los dos y estamos más que felices de encontrar esa mezcla también. Contáctanos.